Das Jahr 2020 hat uns mit der plötzlichen Umstellung auf Fernarbeit überrascht. Doch bis Ende 2021 werden bereits 30 % aller Arbeitnehmer aus der Ferne arbeiten. Die meisten Unternehmen werden ihren Teams bald oder schon jetzt die Möglichkeit geben, aus der Ferne zu arbeiten. Diese Verlagerung wird es ermöglichen, den globalen Talentpool zu erreichen, verschiedene Kosten zu senken (man denke nur an das Mieten von Büroräumen) und den Mitarbeitern ein Leben jenseits des üblichen Nine-to-Five-Arbeitsplans zu ermöglichen. Doch obwohl wir das alles wissen, wissen wir kaum, wie wir verteilte Teams managen sollen.
Wir müssen lernen, wie wir effektiv zusammenarbeiten können, wenn wir von zu Hause oder einem anderen Ort aus arbeiten. Wie können wir online Smalltalk führen? Wie viel Zeit sollten wir für unwichtige Kommunikation aufwenden? Wie können wir Konflikte zwischen Teammitgliedern erkennen? Diese und viele andere Fragen stellen sich viele Manager heute. Hier finden Sie fünf prägnante Tipps, wie Sie mehr aus der Telearbeit machen können.
1. Legen Sie klare Regeln für die Zusammenarbeit fest
Dinge, die normalerweise persönlich zwischen Kollegen geklärt werden, die in einem Büro sitzen, werden jetzt online geklärt. Wir müssen die Regeln für die Kommunikation neu schreiben. Die Mitglieder Ihres Teams sollten wissen, wann und wie sie miteinander kommunizieren sollen. Jeder von ihnen hat mehrere Kanäle zu nutzen – z. B. E-Mail, Slack, SMS, Projektmanagement-Software. Wie bekommt man das alles in den Griff? Zunächst einmal müssen Sie den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation verstehen. Synchrone Kommunikation findet während eines Telefon- oder Videogesprächs statt, d. h. ein kontinuierliches Gespräch in Echtzeit. Asynchrone Kommunikation ist im Grunde ähnlich wie Messaging. Das heißt, alle schriftlichen Kommunikationsformen, einschließlich aller Chats. Sie wird in der Regel für Angelegenheiten verwendet, die besser in schriftlicher Form behandelt werden.
Wenn Sie den Unterschied kennen, sollten Sie sich Gedanken über die Abgrenzung zwischen den genannten Formen machen. Als Faustregel gilt, dass alle Sitzungen, einschließlich spontaner Diskussionen/Brainstormings, besser über synchrone Kommunikation abgewickelt werden, während detailliertere Angelegenheiten besser in sorgfältig formulierten Sätzen erklärt werden sollten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team den Unterschied zwischen diesen Formen versteht und diese Kanäle effizient nutzt. Andernfalls riskieren Sie, Ihre Zeit mit unnötigen Sitzungen und endlosen E-Mail-Ketten zu verschwenden. Sie sollten jedoch wissen, wann Sie die Regeln umgehen müssen. Wenn etwas als einfache E-Mail begonnen hat, aber schnell zu mehreren E-Mails eskaliert ist, kann es eine gute Idee sein, die Dinge in einem Telefonat zu besprechen.
2. Erklären Sie das „Warum“
Jeder Mitarbeiter im Unternehmen hat einen anderen Zugang zu Informationen. Wenn man aus der Ferne arbeitet, ist es noch schwieriger zu verstehen, wer was genau weiß. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele sowohl als Einzelpersonen als auch als Team aufeinander abstimmen. Verteilte Mitarbeiter verstehen oft nicht, warum eine bestimmte Entscheidung auf höherer Ebene getroffen wurde. Die Isolation bei der Arbeit zu Hause und das Fehlen von nonverbalen Hinweisen, die den Kern der Online-Kommunikation ausmachen, tragen zusätzlich zu diesem Effekt bei. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, häufig und klar zu kommunizieren, in welche Richtung Sie als Team gehen wollen. Es ist besser, zu viel zu kommunizieren, als sich Informationen entgehen zu lassen. Ein Team, das nicht weiß, wohin es will, wird auf lange Sicht scheitern.
3. Disziplin ist die Brücke zwischen Zielen und deren Erreichung
Menschen, die sich in einer isolierten Situation befinden, neigen dazu, sich an eine Routine zu halten, um produktiver zu sein und ihre geistige Gesundheit zu verbessern. Stellen Sie sich vor, wie der Tag eines Soldaten oder eines Schiffsbesatzungsmitglieds aussieht. Ihr Tagesplan ist fest in der Ausführung bestimmter Aufgaben zu einer bestimmten Zeit verwurzelt. Bei der Fernarbeit ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass viele von Ihnen in verschiedenen Zeitzonen leben, so dass die Einhaltung eines festen Zeitplans verhindert, dass im Kalender aller Beteiligten Chaos entsteht. Die Routine hat noch einen weiteren Vorteil: Sie ist die Macht der Gewohnheit. Was Sie oft tun, wird für Sie einfacher und natürlicher.
Die Forderung nach Videoanrufen für jede Besprechung wirkt bei verteilten Teams Wunder. Keine Ausnahmen. Video macht es möglich, zumindest einige nonverbale Hinweise wahrzunehmen, und es erhöht das Engagement der Gesprächsteilnehmer erheblich. Außerdem ist es sinnvoll, für jede Besprechung eine Tagesordnung zu verlangen. Das bedeutet, dass zumindest der Gastgeber vorbereitet ist und hoffentlich auch alle anderen Teilnehmer sich vorbereitet haben. Und ja, das gilt auch für die täglichen Standups.
Was sich bei den virtuellen Sitzungen ebenfalls als sehr vorteilhaft erwiesen hat, ist die Verwendung eines Zeitmessers, den jeder sehen kann. Auf diese Weise weiß jeder, wie viel Zeit er hat, um sein persönliches Update zu geben oder seine Gedanken vorzutragen, während Sie dafür sorgen, dass das gesamte Meeting innerhalb des Zeitfensters bleibt. Es ist leicht, virtuelle Besprechungen in die Länge zu ziehen, aber das ist respektlos gegenüber anderen, weil es zeigt, dass man ihre Zeit nicht respektiert. Nutzen Sie eine einfache Lösung wie diese, um mehr aus jeder Besprechung zu machen: https://timeqube.online/
4. Fokus auf Ergebnisse
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team versteht, welche Ergebnisse von ihm erwartet werden. In Punkt 2. haben wir die Strategie behandelt, aber hier geht es um die Taktik und wie sie mit den Strategiezielen in Einklang gebracht wird. Weit voneinander entfernt zu arbeiten bedeutet, dass es weniger zwanglose Interaktionen und mehr formelle, schriftliche Interaktionen geben wird. Lassen Sie sich dadurch nicht bei der Erledigung einzelner Aufgaben behindern. Machen Sie transparent, woran Sie alle arbeiten, und geben Sie detaillierte Informationen darüber, was genau von den einzelnen Teammitgliedern erwartet wird. Erkennen Sie die Leistungen sowohl des Teams als auch des Einzelnen an. Wenn möglich, geben Sie ausführliches Feedback in 1-zu-1-Videogesprächen. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Sie bei Fragen erreichen können, und wenn Sie die Zeit für diese Interaktionen begrenzen müssen, geben Sie klare Zeitfenster oder Tageszeiten an, zu denen Sie erreichbar sind, ohne Ihre eigene Arbeit zu stören. Vermeiden Sie Engpässe, aber respektieren Sie Ihre eigene Zeit.
5. Unterstützen Sie
Wir brauchen Disziplin in unserem Leben, aber denken Sie daran, dass jeder eine etwas andere Erfahrung mit der Arbeit von zu Hause aus macht. Jemand hat kleine Kinder, jemand hilft den Älteren und jemand fühlt sich völlig isoliert, wenn er allein lebt. Verstehen Sie diese Unterschiede und beziehen Sie sie in Ihre Bewertung der Arbeit Ihrer Teammitglieder ein. Seien Sie außerdem flexibel, wenn jemand innerhalb der üblichen Arbeitszeiten dringend etwas Persönliches erledigen muss.
Da ein persönliches Treffen vielleicht nicht möglich oder schwer zu organisieren ist, sollten Sie von Zeit zu Zeit an Freizeitsitzungen denken. Dies kann in Form eines virtuellen Wasserbeckens oder eines gemeinsamen Online-Spiels geschehen. Achten Sie darauf, dass die verbrachte Zeit für alle angenehm ist, und regen Sie diese Zeiten an, um den Effekt „All work and no play makes Jack a dull boy“ zu vermeiden.
Versuchen Sie, Ihr Team zu verstehen, und helfen Sie ihm, wenn möglich, bei der Bewältigung von Hindernissen, die sich ihm in den Weg stellen. Denken Sie jedoch daran, dass Menschen manchmal einfach nur aussprechen wollen, was ihnen auf die Nerven geht, ohne zu erwarten, dass Sie ihnen helfen, das Problem zu lösen. Wenn Sie einem verzweifelten Mitarbeiter einfühlsam die Hand reichen, wird er sich sicher noch lange an Sie erinnern. Schließlich gilt, was Maya Angelou gesagt hat: „Die Menschen werden vergessen, was du gesagt hast. Die Leute werden vergessen, was du getan hast. Aber die Menschen werden nie vergessen, wie sie sich bei dir gefühlt haben.“.
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